Tome el control de su email

30/1/2017

Tener el control de su sistema de email le permite ahorrar costos y mejorar su calidadUna Empresa no puede funcionar sin Internet, y principalmente sin email. Algunos emprendimientos modestos comienzan con una cuenta gratuita en Gmail o similar, mientras que la mayoría, más conscientes de la necesidad de una imagen corporativa en sus comunicaciones, poseen un dominio propio en donde existen casillas para distintas áreas o usuarios de la compañía.

Sin importar cuál de estas dos situaciones sea, en la mayoría de los casos el servicio de email que utiliza una PyME se encuentra tercerizado. Esto significa que es alguien más quien se ocupa de poner la tecnología necesaria para la entrega y recepción de mensajes o, en otras palabras, el servidor de email. Pueden ser gigantes de la tecnología como Google o Microsoft, o tan sólo un servicio más del proveedor de Internet que se esté utilizando. En este caso la PyME solo necesita una PC o un dispositivo móvil para chequear su correo electrónico, y del resto se encarga otro, por un precio.

Esta configuración suele verse como la ideal, pero presenta varios obstáculos al éxito de su Negocio que no suelen ser considerados. Estos son:

  1. Cuando un mensaje entrante o saliente se pierde (no llega a su destino), no puede saber qué pasó. No puede comprobar, por ejemplo, si la otra parte realmente le envió ese mensaje a la hora indicada y no llegó por un problema técnico o si, por el contrario, miente y el mensaje nunca se envió o lo mandaron más tarde. Esto pasa principalmente porque…
  2. El servicio de soporte técnico para estos servicios suele ser completamente automatizado vía web y/o telefónica, y contempla solamente un conjunto de casos simples para resolver, como cambio de contraseña, acceso a cuentas bloqueadas, y similares. En los casos donde, después de todo un paseo por el menú telefónico del proveedor, pueda encontrar a una persona que lo escuche, esta suele tener un acceso muy limitado a los detalles técnicos del servicio, por lo que sólo va a ser competente para resolver los mismos problemas simples que usted mismo es capaz de arreglar vía la interfaz web del servicio.
  3. Si usa servicios en la nube para su email con dominio propio tiene que pagar todos los meses una cuantiosa cifra que crece cada vez más cuantas más casillas de correo necesite para sus empleados y sectores. Y el día que no pueda pagar se queda sin email.
  4. Si su sistema de email viene como parte del servicio que le da su proveedor de Internet debe tener en cuenta que pérdidas frecuentes de mensajes, caídas del servicio y un pésimo soporte son comunes y explican el por qué de que se lo ofrezcan incluido con la conexión o sólo pagando un poco más.
  5. Si en su Empresa existe una alta rotación de empleados, cambiar los nombres de las casillas y configurar los alias correspondientes por cada caso le puede llevar infructuosas y frustrantes horas con el servicio técnico y/o la interfaz de administración web del servicio, e incluso puede que le cueste dinero extra.
  6. Todos sus emails, incluso los que contienen información de carácter íntimo y personal, así como los que tienen datos confidenciales de su Negocio, están en poder de quien le presta el servicio. Pueden ser vistos o copiados por empleados inescrupulosos de dicho proveedor o cualquier otra fuerza u organización que tenga motivos para quererlos y medios para obtenerlos.
  7. Con excepción de los gigantes de la tecnología, en el resto de los casos la seguridad que ofrecen el resto de los proveedores suele ir de mediocre a pésima, haciendo que sea fácil para un adversario vulnerar sus casillas de email y espiar sus comunicaciones.

Un servidor propio de email para su Empresa es muy útil para resolver problemas con envíos y recepción de mensajesEs por todo lo anterior que conviene contemplar seriamente la opción de tener su propio servidor de email para su Negocio. Aunque en un principio pueda parecer demasiado para las necesidades de una PyME, invariablemente se convierte en una de sus mejores inversiones, porque carece de todos los problemas anteriores y al mismo tiempo reporta estas ventajas:

  1. Cuando un mensaje se pierde usted puede saber qué pasó exactamente con ese email. Esto es especialmente decisivo en negocios que se realizan por correo electrónico, donde un mensaje perdido puede llevar a malentendidos, pérdidas monetarias o clientes que se marchan. Contar con información precisa puede salvar muchas veces un buen negocio, al evidenciar que el origen del problema no era suyo, sino del sistema de email de la otra parte, pudiendo incluso ofrecer información y asistencia sobre el problema, y así elevar la imagen de su Empresa a una que está por encima de cualquier inconveniente que surja. En los casos en los que se descubra que el problema es de origen propio, entender la causa exacta le sirve para que se realicen las correcciones correspondientes y evitar que vuelva a ocurrir.
  2. Con un servidor propio, basado en software libre y gratuito, puede crear la cantidad de casillas que desee sin costo y sin ningún tipo de límite más que el de la capacidad del hardware. Puede por ejemplo mantener 300 casillas de email sin pagar ninguna mensualidad y gestionar todos los alias, altas y bajas que necesite, completamente gratis. Una vez instalado el sistema, el costo se reduce a las ocasiones puntuales en que requiera personal técnico externo a su Empresa para realizar dichas tareas de configuración.
  3. No suelen existir problemas de caídas frecuentes de servicio. En tanto su conexión a Internet sea de calidad, con las soluciones provistas por Recursos y Sistemas este tipo de inconvenientes se reducen al mínimo.
  4. Usted es el dueño de todos los emails de su Negocio. Los mensajes que mande y reciba ya no se almacenan en una máquina fuera de su alcance, sino en una de su propiedad que está bajo su control. Esto ayuda a reforzar la seguridad y confidencialidad de su Empresa.
  5. Su sistema de email pasa a ser uno de los más seguros, estando protegido contra muchas formas comunes de acceso no autorizado.

En Recursos y Sistemas poseemos más de una década de experiencia en la implementación, administración y securización de servidores de email para empresas. Si decide tomar el control de sus emails no dude en contar con nosotros.